1. Kiểm soát quy trình tác nghiệp
– Dựa trên bảng mô tả công việc, quy trình tác nghiệp để kiểm soát và đánh giá nhân sự thực hiện có đúng quy trình đưa ra không.
– Linh hoạt điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế kinh doanh quán cà phê.
2. Kiểm soát thu/chi hàng ngày
– Phân quyền cho việc chi hàng ngày (nên tạo quyền cho thu ngân với những khoản chi nhỏ, với khoản chi lớn thì cấp quản lý): phải có đầy đủ chữ ký.
– Phần thu gồm doanh thu từ bán hàng và thu khác: kiểm tra dựa trên thực tế kiểm tra tiền cuối ngày (hoặc cuối ca) và trên phần mềm. Nếu chia nhiều ca thu ngân thì cần tạo file để bàn giao ca cho rõ ràng.
– Tạo danh mục khoản thu/chi cho phần mềm để thuận tiện cho quản lý chi tiết.
– Phần mềm quản lý sẽ đóng vai trò lấy dữ liệu khách quan và chính xác nhất.
3. Kiểm soát hàng hóa kho hàng
– Định kỳ hàng tuần kiểm kho 1 lần (thường vào sáng thứ 2 hàng tuần) theo mẫu kiểm kho.
– Đối chiếu số liệu thực tế kiểm kho với số liệu trên phần mềm để đánh giá.
4. Báo cáo phân tích
– Báo cáo doanh thu hoạt động kinh doanh quán cà phê theo ngày/tháng/năm.
– Báo cáo chi phí: chi tiết theo danh mục chi phí.
– Báo cáo về thất thoát: đổ vỡ, mất mát, hàng hóa hỏng.
– Dựa trên các báo cáo để nắm rõ tỷ trọng với doanh thu như nguyên vật liệu, lương nhân sự, khấu hao… để có phương án kinh doanh hiệu quả hơn.
Ador
