Với nhiều người, mở được một quán cà phê của riêng mình là ước mơ to lớn. Thật hoàn hảo khi mọi thứ đi vào quỹ đạo ổn định, từ thuê được địa điểm lý tưởng, xây dựng một không gian phù hợp đến tạo dựng kế hoạch tài chính vững chắc hay xây dựng được các ý tưởng nổi bật.
Thế nhưng, trên thực tế, câu chuyện này không hề đơn giản. Bắt tay vào mở một quán cà phê mới là một nhiệm vụ khó nhằn và dễ làm ta nản chí. Làm sao để xoay xở được các khoản vay? Đâu là mô hình tốt nhất? Không gian như thế nào mới đủ rộng rãi? Những bước dưới đây có thể là một gợi ý không tồi để bắt đầu mở một quán cà phê mới: những điều cần làm trước khi thực hiện, cần chuẩn bị gì cho ngày khai trương, và những phát sinh khi nhà hàng đi vào hoạt động.
Giữa vô vàn cơ hội khởi nghiệp, đâu là lý do khiến bạn muốn trở thành chủ một quán cà phê?
1. Trước khi nghĩ xa hơn, hãy tự hỏi chính mình
“Tại sao? Tại sao tôi lại muốn mở một quán cà phê của riêng mình?” Bởi lẽ không phải ai cũng phù hợp cho công việc này. Liệu rằng lý do đơn thuần là vì bạn đang muốn thoát khỏi công việc nhàm chán hiện tại, cụ thể hơn là thoát khỏi người sếp khó ưa? Hay nó xuất phát từ suy nghĩ muốn chịu trách nhiệm và điều hành một thứ gì đó của riêng mình? Hay gần gũi hơn là bạn muốn bắt đầu vì yêu thích công việc pha chế, nấu nướng?
Đó đều là những lí do chính đáng để bắt đầu dấn thân vào ngành cà phê, thế nhưng như vậy là chưa đủ. Điều đầu tiên cần nhớ: khi vận hành một quán cà phê, bạn không chỉ quản lý vận hành một quầy pha chế, bạn quản lý cả một đội ngũ nhân viên, một doanh nghiệp kinh doanh thực sự. Đây là một trách nhiệm cực kỳ lớn.
Bên cạnh đó, sự linh hoạt, nhanh nhẹn và khả năng thích ứng cũng là các tố chất cần có ở một người chủ quán cà phê. Bạn cần luôn luôn sẵn sàng cho mọi tình huống. Hãy tưởng tượng, mới chỉ phút trước bạn đang cảm thấy vui vẻ phục vụ một vị khách dễ tính, thì ngày sau đó phải chạy qua giải quyết vấn đề với một khách hàng khó ở, hay giải quyết vấn đề với một nhân viên tồi hay dịch vụ giao hàng chậm trễ. Chủ quán cà phê sẽ chẳng thể biết được một ngày có bao nhiêu vấn đề xảy đến. Thế nhưng đó lại chính xác là điều thu hút không ít người dấn thân vào cuộc sống xoay quanh quầy pha chế này.
Ngoài ra, gia đình đôi khi cũng là một điều cản trở công việc kinh doanh cà phê. Một khi đã kết hôn, dù có con hay chưa, đừng quên, làm chủ quán cà phê đồng nghĩa với việc bất kể ngày hay đêm, bạn sẽ chẳng có thời gian để ở nhà. Liệu bạn có bằng lòng đi làm cả ngày cuối tuần và những dịp nghỉ lễ? Có ổn không nếu bạn không thể tham gia hết những trận đá banh của con mình? Và người bạn đời có sẵn lòng ủng hộ những cố gắng của bạn?
Điều cuối cùng, kiểm tra tài chính cá nhân và quyết định xem liệu những rủi ro có tương xứng với những gì nhận lại được không. Mở một quán cà phê đồng nghĩa với việc chịu trách nhiệm cho những khoản tiền lương, các khoản phúc lợi, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể và cả những chi phí ngoài lề khác. Bạn đã sẵn sàng cho tất cả điều này chưa? Nếu chưa, bạn định làm gì để giải quyết đây? Và một khi quán cà phê đi vào hoạt động, chính bản thân bạn mong muốn được trả bao nhiêu lương/tháng cho công việc của mình.
2. Các bước chuẩn bị trước ngày khai trương
Khi đã xác định được chính xác lí do muốn mở một quán cà phê, đã đến lúc bắt tay vào công việc. Những công việc cần làm trước ngày khai trương thường khá rõ ràng: lựa chọn ý tưởng mô hình, tìm kiếm mặt bằng, lên một kế hoạch kinh doanh toàn diện và đừng quên …tài chính.
Lựa chọn ý tưởng, mô hình concept cho quán cà phê thường phụ thuộc khá nhiều vào sở thích cá nhân của người chủ cơ sở kinh doanh. Bên cạnh đó, đôi khi quyết định cuối cùng cũng chịu ảnh hưởng bởi các xu hướng. Đôi khi, đối thủ cạnh tranh trực tiếp cũng là một nhân tố tác động đến các quyết định này, bởi lẽ, nếu như ở khu vực bạn định kinh doanh vốn đã có những quán cà phê khác, liệu có cơ hội nào không?
Với việc lựa chọn mặt bằng, những vấn đề lớn thường khiến chủ quán cà phê đau đầu thường là vấn đề giá cả, thời hạn thuê nhà, tầm nhìn định hướng của cơ sở kinh doanh hay các vấn đề liên quan đến hàng xóm láng giềng. Tiếp theo đó, hãy cân nhắc và trao đổi về việc ai sẽ chi trả cho việc cải tạo mặt bằng và không gian – là bạn hay chủ nhà? Bạn muốn kí hợp đồng thuê nhà dài hạn trong bao lâu? (Xin đừng là 10 năm nhé).
Nguyên tắc chung của đa số các quán cà phê là tìm kiếm những địa điểm gần khu vực văn phòng, công ty, trường học, … những nơi đông người. Bởi lẽ, quán cà phê thường được sinh ra để phục vụ người làm việc, sinh sống trong khu vực, hầu như không thể một mình đứng vững được. Nếu mặt bằng bạn đang nhắm đến không có các cơ sở kinh doanh khác cũng như lượng dân cư đông đúc nhất định, có lẽ bạn nên cân nhắc chuyển sang một nơi mới.
Lên kế hoạch kinh doanh cũng là một bài toán khó nhằn. Để làm cho đúng, chủ quán cà phê cần dành thời gian nghiên cứu, tính toán những chi phí liên quan đến việc mở quán, phân tích các đối thủ cạnh tranh trong khu vực và xác định xem liệu quán của bạn có đủ tiềm năng để hoạt động kinh doanh không. Là một phần của kế hoạch kinh doanh, bạn cũng sẽ cần nhìn ra được những vấn đề có thể phát sinh, ví dụ như dòng vốn ngắn hạn và cách để giải quyết vấn đề ấy. Lên được kế hoạch kinh doanh tốt giống như tạo ra được một lộ trình rõ ràng – nó sẽ giúp bạn đi đúng hướng và phần nào giúp bạn tránh khỏi những lạc lối trong hành trình của mình.
Bên cạnh những đầu việc lớn kể trên, đừng quên không tính tới những công việc nhỏ hơn như lập kế hoạch ngân sách, bao gồm chi phí cho bảo hiểm hay các loại giấy phép hoạt động kinh doanh. Nếu muốn kinh doanh đồ uống có cồn hay những loại sản phẩm đặc biệt, đừng quên thực hiện các thủ tục giấy tờ cần thiết với chính quyền. Những công việc tiếp theo đó sẽ bao gồm tuyển dụng, đào tạo các kỹ năng chuyên nghiệp và an toàn vệ sinh thực phẩm.
3. Xây dựng menu
Riêng với ngành F&B, một trong những phần việc quan trọng nhất khi bắt đầu kinh doanh là lên một menu hoàn chỉnh. Vốn là linh hồn của quán cà phê, menu không đơn thuần chỉ là một danh sách các món ăn thức uống kèm theo giá, mà đó là lý do khách hàng chọn bạn giữa vô vàn các cửa hàng ngoài kia.
Nhiều khả năng bạn sẽ phải điều chỉnh lại menu của mình sau ngày khai trương. Chẳng có cách nào kiểm chứng được thực đơn tốt bằng việc chờ đến khi quán cà phê đi vào hoạt động và lắng nghe nhận xét của khách hàng (đó là lí do vì sao nên có thời gian chạy thử trước khi chính thức khai trương). Ngay cả sau khi khai trương, bạn cũng nên cập nhật định kì menu của mình để đảm bảo chi phí nguyên vật liệu ổn định và phù hợp.
4. Sau khi khai trương
Sau một vài tuần bận rộn bắt đầu đi vào hoạt động, đã đến lúc bạn hướng sự chú ý vào các hoạt động Marketing và các đánh giá của khách hàng. Ngay cả trước khi khai trương, chủ quán cà phê cũng nên bắt đầu kết nối với khách hàng thông qua các phương tiện truyền thông. Bởi lẽ, xây dựng được chiến lược Marketing là cách để khuyến khích càng nhiều người đến với quán của bạn.
Cùng với việc chạy quảng cáo, các quán cà phê cũng có thể xây dựng các chương trình tri ân khách hàng với các chương trình ưu đãi và quà tặng. Hành động cao hơn lời nói, và điều này hoàn toàn hợp lý trong trường hợp này. Trên thực tế, có vô vàn cách để thể hiện sự cảm kích của bạn với khách hàng của mình mà chắc chắn không tốn kém như bạn tưởng tượng. Đôi khi, chỉ đơn thuần những sự quan tâm cá nhân như một lời cảm ơn trực tiếp hay một tin nhắn chúc mừng sinh nhật cũng sẽ khiến các thực khách cảm thấy mình đặc biệt và được trân trọng.
Biến giấc mơ quán cà phê thành hiện thực chưa bao giờ là một câu chuyện đơn giản, khi bạn có cả tá việc cần làm: tìm đúng địa điểm phù hợp, lên kế hoạch hoạt động và kinh doanh, quản lý tài chính và hơn thế. Ngay cả khi quán bắt đầu hoạt động, áp lực cũng sẽ không dừng lại ở đó. Bạn sẽ cần lập kế hoạch Marketing, điều chỉnh thực đơn, đào tạo, quản lí nhân viên và theo dõi dòng tiền cùng ngân sách một cách cẩn thận. Thế nhưng, dấn thân vào ngành F&B vẫn luôn là một lựa chọn không tồi với bất cứ ai muốn bắt đầu khởi sự kinh doanh với những doanh nghiệp đầu tiên của mình.
Nguồn: Internet
