Mỗi nhân viên trong tổ chức của chúng ta họ cần có quyền & được giao quyền trong phạm vi công việc của họ, điều này thể hiện vai trò của họ trong tổ chức là một MẮC XÍCH QUAN TRỌNG giúp bánh răng vận hành trơn tru hơn, nó được xem là KHÔNG GIAN & là ĐẤT DIỄN của nhân viên, các bạn nhân viên sẽ tối ưu được khả năng và chứng tỏ năng lực của bản thân với đồng nghiệp & sếp một cách trực tiếp.
Câu hỏi đặt ra:
– Làm sao để nhân viên làm đúng quyền của họ? (đúng với yêu cầu đề ra)
– Làm sao để họ không vượt quyền? (mất kiểm soát)
– Làm sao để biết họ không làm dưới quyền được giao? (không đủ năng lực)
Để trả lời 3 câu hỏi trên, chúng ta sẽ đi qua các yếu tố quan trọng mà người đứng đầu cần xây dựng để đánh giá được năng lực của nhân viên và hoàn thiện được bộ khung năng lực vận hành.
1. Phân quyền
Mỗi cá nhân trong tổ chức cần được phân chia rõ quyền hành dựa theo vị trí. Việc phân quyền rõ ràng giúp nhân viên nắm rõ vai trò của mình và đảm bảo thực thi đúng trách nhiệm, không THAM QUYỀN, LẤN QUYỀN, VƯỢT QUYỀN.
Những gì nằm ngoài việc phân quyền sẽ được yêu cầu báo cáo cho cấp trên để xử lý, việc tự ý xử lý khi nằm ngoài quyền hạn được xem là vượt quyền / lấn quyền sẽ bị cảnh cáo và có hình thức xử phạt theo quy định nội bộ. Điều này giúp hạn chế những cái “đầu nóng”, những tình huống xử lý theo cảm tính của nhân viên.
Ví dụ:
Nhân viên lao công: Quyền của nhân viên lao công là chịu trách nhiệm vệ sinh toàn bộ những vật dụng / dụng cụ / thiết bị / khu vực được giao theo đúng tiêu chuẩn của cửa hàng. Tất cả hành vi / hoạt động của nhân viên nội bộ gây ảnh hưởng đến việc thực thi của nhân viên lao công: làm mất dụng cụ, làm dơ bẩn khu vực vệ sinh khi chưa phục vụ khách hàng… đều phải chịu trách nhiệm theo quy định nội bộ của tổ chức. Nhân viên lao công được quyền ghi nhận lại những sai phạm và đề nghị hình thức xử lý theo quy định nội bộ.
Nhân viên bảo vệ kiêm giữ xe: Quyền của nhân viên bảo vệ là chịu trách nhiệm khu vực giữ xe cho khách & nhân viên, bảo quản tất các trang thiết bị được giao. Tất cả nhân viên vào khu vực giữ xe khi lấy xe, sắp xếp xe… đều phải được sự cho phép của bảo vệ.
2. Tiêu chí đo lường
Muốn biết rõ nhân viên hoạt động có đúng như những gì được giao thì mỗi vị trí trong tổ chức đều có những tiêu chí đo lường & đánh giá cụ thể, điều này giúp chúng ta xác định đâu là nhân viên đang làm đúng trách nhiệm, đang làm tốt hoặc còn yếu để được hỗ trợ thêm, đây được xem là khung năng lực vận hành của tổ chức.
Một tổ chức hoạt động tốt khi tất cả vị trí hiểu rõ những tiêu chí đo lường công việc để nhân sự biết rằng mình có đang làm tốt không, có đang gặp những vấn đề gì trong công việc để khắc phục và phát triển.
Mong muốn của tổ chức đối với nhân viên là hoàn thành tốt những công việc trong bảng mô tả công việc. Vì vậy, những tiêu chí đo lường này được lấy ra từ Bảng Mô Tả Công Việc của từng vị trí. Vậy mấu chốt quan trọng nhất của một vị trí hoạt động hiệu quả là BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC, chúng ta cần xây dựng chuẩn, đầy đủ & rõ ràng các hoạt động của một vị trí trong bảng mô tả công việc, từ đó chúng ta mới xây dựng tiêu chí đo lường hiệu quả.
Ví dụ:
Tiêu chí đo lường của vị trí quản lý cửa hàng:
– Chăm sóc khách hàng.
– Tuyển dụng & đào tạo nhân sự mới.
– Kiểm soát thất thoát của cửa hàng.
– Điều phối hoạt động cửa hàng diễn ra trơn tru.
– …
3. Thước đo đánh giá chất lượng nhân sự
Chúng ta dựa trên cơ sở nào để đánh giá nhân sự đang làm tốt hoặc làm không tốt, nếu không tốt thì không tốt ở điểm nào và nếu tốt thì tốt ở điểm nào. Mọi thứ càng cụ thể, càng chi tiết sẽ càng hiệu quả. Quan trọng nhất vẫn là tính minh bạch của thước đo đánh giá.
Có nhiều cách để xây dựng Thước đo đánh giá nhân sự, các bạn có thể xây theo thang điểm từ 1 đến 5 dựa theo kết quả hoàn thành các tiêu chí hoặc xây theo thang mức độ từ Yếu – Trung Bình – Khá – Tốt – Rất Tốt.
Ví dụ:
Thước đo đánh giá chất lượng vị trí quản lý cửa hàng cho tiêu chí: tuyển dụng & đào tạo nhân sự mới
1. Tỷ lệ nhân sự tuyển mới đủ theo số lượng phân bổ của cửa hàng trong tháng 6 (5 nhân sự mới)
2. Chất lượng đào tạo nhân sự mới trong tháng 6 đạt tỷ lệ 80% (5 người tuyển vào sau khi đào tạo giữ được 4 người)
Cần quy định cụ thể chỉ số nào đạt 5, chỉ số nào đạt 4, 3, 2, 1. Từ đó rõ ràng, minh bạch & chặt chẽ.
4. Người đánh giá
Để đánh giá một cách khách quan nhất, người đánh giá là người có thời gian làm việc chung nhiều nhất với nhân sự được đánh giá: đồng nghiệp làm chung & sếp trực tiếp. Người đánh giá có thể thay đổi kết quả đánh giá dựa theo quy định thước đo áp dụng cho những tiêu chí đo lường cảm tính và sự thay đổi này vẫn phải được quy định cụ thể mức thay đổi. Ví dụ những tiêu chí: hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, thực hiện đúng quy trình order tại bàn…
CÁI KHÓ NHẤT TRONG VIỆC XÂY DỰNG TIÊU CHÍ ĐO LƯỜNG & ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG NHÂN SỰ LÀ CỤ THỂ HÓA ĐƯỢC CÁC CON SỐ CHO TỪNG TIÊU CHÍ NHƯNG VẪN CHỊU SỰ THAY ĐỔI CỦA NGƯỜI ĐÁNH GIÁ.
Khung đánh giá năng lực vận hành sẽ cực kỳ hiệu quả nếu chúng ta triển khai cụ thể, rõ ràng & minh bạch theo 4 yếu tố trên.
Dựa trên khung năng lực này chúng ta có thể thưởng cho nhân viên làm tốt & thăng tiến cho nhân viên lên những vị trí cao hơn, đó cũng là động lực thúc đẩy sự nỗ lực của nhân viên.
LƯU Ý: Không có bất cứ nhân viên nào sinh ra có thể làm tốt công việc bạn yêu cầu đặc biệt là những vị trí đòi hỏi quản lý con người, tất cả mọi người vào tổ chức cần được hướng dẫn & đào tạo cụ thể vì vậy khâu đào tạo nhân sự cực kỳ quan trọng giúp nâng tầm tư duy & năng lực của nhân viên, giúp hệ thống vận hành ổn định & phát triển.
Hy vọng bài chia sẻ giúp các bạn cải thiện được chất lượng nhân sự của tổ chức & đưa ra những hành động cụ thể để hoạt động nhân viên diễn ra hiệu quả hơn. Chúc các bạn thành công!
Nguồn: Mê Quán – Được chia sẻ bởi Brian Dang
