Tư tưởng của nhiều chủ quán, đặc biệt là những quán vừa và nhỏ thường mang tính chất tự quản lý, tự quyết định mọi vấn đề và nghĩ chỉ có những quán lớn mới cần chuyên nghiệp, sự chỉn chu, kỷ luật nghiêm khắc trong quy trình vận hành quán – quản lý nhân sự. Do đó, ít quán chú trọng việc xây dựng quy trình vận hành ngay từ đầu, mọi công việc còn mang tính bộc phát dẫn đến những vấn đề như: không chuyên nghiệp, nhân viên không phát huy được hết khả năng, nhân viên chồng chéo công việc lên nhau, dễ gây tranh cãi bất đồng, đổ lỗi cho nhau khi xảy ra vấn đề…
Do vậy, ngay từ những quán quy mô nhỏ, nhân sự ít nhưng cũng cần có mô tả vị trí rõ ràng, trình tự làm việc, quy định về trách nhiệm – quyền lợi, khen thưởng – kỷ luật… để mỗi nhân sự nắm rõ vai trò của mình. Mỗi nhân sự là một mắt xích quan trọng, khi mắt xích đó đủ chắc chắn sẽ tạo nên sự kết nối bền vững cho quán của bạn.
1. Tránh chồng chéo công việc
Khi có sự mô tả rõ ràng về các vị trí được giao sẽ giúp nhân viên tránh tình trạng người này làm việc của người khác mà bỏ qua việc mình cần làm, hạn chế việc đổ lỗi cho nhau. Việc kiểm soát, đánh giá chất lượng công việc của từng nhân sự, từng vị trí trong quán sẽ đơn giản hơn.
2. Đào tạo nhân sự mới dễ dàng, tiết kiệm và thống nhất
Khi có quy trình rõ ràng, việc đào tạo nhân sự mới và để nhân sự thích ứng với công việc cũng nhanh hơn. Bạn chỉ cần đưa ra văn bản mô tả công việc cụ thể, kết hợp với việc hướng dẫn thực tế sẽ giúp nhân sự nhanh chóng nắm bắt trình tự làm việc và hoàn thiện được tốt nhất.
Ngoài ra còn là sự chuẩn bị về tác phong: Mặc đồng phục, đầu tóc gọn gàng, nhanh nhẹn cẩn thận, nhiệt tình và cởi mở với khách hàng.
Thường thì với mỗi nhân sự mất trung bình từ 3 – 5 ngày để nắm bắt hết công việc của quán cà phê, và khi có quy trình rõ ràng sẽ giúp bạn và nhân sự tiết kiệm thời gian để hiểu rõ về quy trình hoạt động, nhiệm vụ cần làm. Và đi đến thống nhất ở từng vị trí cũng như toàn bộ quán cà phê.
3. Nhân sự phát huy tốt nhất khả năng
Chúng ta sẽ làm tốt nhất khi thực sự tập trung vào công việc chính của mình. Khi có quy định rõ ràng công việc cho mỗi vị trí, nhân sự đó sẽ hiểu rõ trách nhiệm và tầm quan trọng của mình. Kết hợp với các quy định khen thưởng, kỷ luật phù hợp nhằm giúp thúc đẩy khả năng của nhân sự.
Tất nhiên, ở quán cà phê nhất là khi đông khách hoặc nhân viên thiếu thì mọi người cần hỗ trợ cho nhau. Là chủ quán, bạn có thể khuyến khích nhân sự nên học hỏi công việc của các bộ phận khác, vừa là thêm hiểu biết vừa là học hỏi được kỹ năng. Tuy nhiên, đi kèm với sự khuyến khích đó thì bạn đừng quên nhắc rằng: “Trước tiên, em hãy thật sự làm tốt công việc của mình.”
Nguồn: Hồ Mạnh Tiến
