Chắc anh chị em làm nghề đã ít nhất một lần nghe qua từ này: SETUP. Vậy chính xác là phải làm gì khi setup một quán cafe, nhà hàng, bar…? Nhiều bạn nghĩ đơn giản là làm menu, định lượng, giá vốn, giá bán, training, vận hành… xong. Nhưng thật ra công việc đòi hỏi nhiều hơn rất rất nhiều ạ. Bài viết này dưới góc nhìn của một người làm setup.
SETUP – còn được hiểu là Operation, và vị trí của các bạn là Operation Manager – Director (tùy công ty và quy mô của mô hình). Mình sẽ lấy cột mốc là “Ngày Khai trương” (Grand Opening) để chia các hạn mục công việc trước và sau giúp các bạn dễ hình dung.
Trước Khai trương cần làm gì?
Nếu may mắn, các bạn được gặp chủ đầu tư sớm lúc còn đang hình thành ý tưởng thì quá tốt. Lúc này, các bạn cần lắng nghe về ý tưởng mô hình chủ đầu tư hướng đến, góp ý về mô hình (đòi hỏi kinh nghiệm tốt). Tiếp theo là Khảo sát thị trường – Market research. 2 bước này khá quan trọng, ảnh hưởng tới 80% định hướng phát triển sau này của mô hình.
Khảo sát cái gì?
1. Khu vực lân cận trong bán kính 3km có mô hình nào tương tự hay không?
2. Khu vực thành phố, tỉnh có bao nhiêu mô hình tương tự?
3. Điểm mạnh, điểm yếu của các mô hình đó?
4. Mô hình nào thành công nhất? Vì sao?
5. Điểm mạnh điểm yếu của mô hình mình sắp xây dựng?
Lưu ý, ở đây, các bạn phải cực kỳ khách quan để nhìn nhận vấn đề. Hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của đối thủ cũng như của mình để khai thác tối đa điểm mạnh và hạn chế điểm yếu thấp nhất có thể.
Tiếp theo, khi có thiết kế và layout của concept, các bạn cần xem kỹ nhất là layout bố trí. Phải tính được lượng khách tối đa, sức tải của bar/bếp, trang thiết bị và công dụng tối thiểu/tối đa, nhân sự tối thiểu và tối đa, từ đó chỉnh sửa kích thước quầy bar và bếp. Bên cạnh đó, work flow (dòng việc) có ổn không? Hạn chế việc vướng work flow khi bố trí bàn ghế để tối ưu thời gian phục vụ và các vị trí đặt bàn chăm sóc khách hàng. Yên tâm đi, thiết kế không tính giúp mấy bạn mấy cái này đâu. Mình từng cãi nhau ầm trời với bên thiết kế vì diện tích bar quá nhỏ không đủ tải.
Sau khi xong các bước này, bạn lên định biên nhân sự, quỹ lương, nội quy, biên chế thưởng phạt…
Ok bắt đầu vào thời gian cao điểm của các bạn nè. Vì từ lúc chốt bản vẽ xây dựng, các bạn chỉ có tầm 1 tháng đến 1 tháng rưỡi là tối đa để đi vào vận hành. Các công việc cần làm là gì?
1. Tuyển dụng nhân sự
2. Xây dựng menu, định lượng, giá vốn, giá bán
3. Làm việc với nhà cung cấp, deal về công nợ, hỗ trợ, khuyến mãi, tài trợ…
4. Danh sách công dụng cụ, hàng hóa, đồng phục…
5. Kế hoạch marketing, trước Khai trương (truyền thông) và sau Khai trương (sự kiện)
6. Training nhân sự
7. Nhập hàng, kiểm kê…
Tiếp theo là chạy thử hoặc Soft Opening. Khúc này rất dễ có vấn đề với chủ đầu tư nè. Mấy ngày này thì nên hạn chế mời nhiều vì nhân sự chưa quen việc. Bị khách dập là gãy ngay, mà chủ đầu tư thì thường khoái mời.
Ngày chạy thử nhiều quán, mình thấy mấy bạn hay lao vô chạy việc phụ nhân viên vì sợ gãy. Theo quan điểm cá nhân của mình, mình sẽ không lao vô làm mà mình chỉ điều động người để trám những chỗ khuyết và hạn chế vấn đề. Minhg chỉ đứng quan sát và ghi lại. Lao vô làm là khâu này coi như bỏ, mà bỏ thì các bạn sẽ không nhìn ra được các thiếu sót. Nên nhớ, Soft Opening là để “GÃY”, qua được khúc này thì tới Grand Opening.
Sự kiện cho ngày đó và các hoạt động marketing. Nên nhớ phải khéo được khách quay lại quán và tạo hiệu ứng đám đông, phải duy trì đc nhiệt sau ngày này. Bên cạnh đó, chỉnh sửa vận hành, menu, cost…
Lên kế hoạch marketing cho 3 tháng tiếp theo. Kèm theo đó là cân đối thu chi, chỉnh sửa định lượng và giá vốn để tối đa hóa lợi nhuận (nếu cần thiết).
Nguồn: Mê Quán – Được chia sẻ bởi bạn Antonio To Nguyen
